Delegaci V Zjazdu FPNKA „Kongres Polaków w Rosji” przybyli do stolicy Rosji Moskwy jeszcze w dniu 3 listopada, gdzie od godzin popołudniowych w gościnnych ścianach Kurii rzymskokatolickiej przy Katedrze moskiewskiej rozpoczęły się najpierw spotkania z przedstawicielami Konsulatu RP w Moskwie, a później odbyła się robocza narada Prezesów polonijnych i poszczególnych Komisji „Kongresu Polaków w Rosji”.
Dzień zjazdowy 4 listopada rozpoczął się Mszą Świętą w katedrze pod wezwaniem Niepokalanego Poczęcia Najświętszej Maryi Panny. Rozpoczęcie Zjazdu odbyło się tuż obok Katedry – w Sali kurii od powitalnego słowa Prezes FPNKA :Kongres Polaków w Rosji” p. Haliny Subotowicz-Romanow.
Dalej mowy powitalne wygłosili goście: Ambasador RP w FR Wojciech Zajączkowski, który przeczytał list od Wice Ministra MSZ RP Janusza Cioska. Dyrektor Departamentu Polonii MSZ RP Regina Jurkowska, Poseł Wice Marszaałek Sejmu RP Franciszek Stefaniuk. Senator, przewodniczący Komisjo ds. emigracji Senatu RP Marek Konopka wręczył w imieniu Marszałka Senatu RP Bogdana Borusewicza orzeł Senatu RP na ręce Prezes Haliny Subotowicz-Romanowej. Prezes Stowarzyszenia „Wspólnota Polska” Longin Komołowski w swoim obszernym wystąpieniu powiedział, że zmiany finansowania organizacji polonijnych w tym roku oraz przekazanie środków z Senatu RP do MSZ RP oznaczają, że „pieniądze są w jednych rękach” i to są „zmiany na lepsze”, bo „w jedności siła, a to jest ważne w waszych warunkach, bo Polonia rosyjska jest rozrzucona w największym na świecie kraju”. Jako przykład jedności Prezes Komołowski przywołał Polaków na Litwie, którzy mają swoich posłów nie tylko w samorządach, ale również w parlamencie litewskim i europejskim. Delegatów i goście również przywitał Konsul Kierownik Wydziału Konsularnego RP w Moskwie Grzegorz Stykowski
Ze strony rosyjskiej delegatów przywitali: Radca Departamentu Polityki Narodowościowej Rządu m. Moskwy Wagran Sarkisowicz Karapietian oraz Przedstawicielka Ministerstwa Polityki Regionalnej FR Nata Timczenko, która przeczytała list powitalny od Dyrektora Departamentu rozwoju regionalnego A.W. Żurawskiego
Oddzielnie zostały odczytane listy powitalne od A.P. Troszyna - Rada Federacji Zebrania Federalnego (przeczytał S. Fiel) oraz od G. F. Sarafalijewa - Duma Państwowa FR (przeczytała L. Szyszko).
Po zakończeniu części oficjalnej i wspólnym zdjęciu delegatów i gości Zjazdu rozpoczęły się narady Zjazdu. W Zjeździe z mandatami wzięło udział 54 delegatów od Pietropawłowska-Kamczackiego do Kaliningradu. Po sprawozdaniu Komisji Mandatowej (prezes Sergiusz Fiel) odbyły się wybory Prezydium i przewodniczącego zjazdu. Przewodniczącym został wybrany Mirosław Tosta, członkowie prezydium – Jan Jankowski i Sergiusz Fiel.
Komisja skrutacyjna: Maria Starcewa i Marina Łukas.
Komisja wnioskowa – Stanisław Dumin i Sergiusz Leończyk.
Ważnym punktem Zjazdu stało się uroczyste przyjęcie nowych członków do FPNKA „Kongres Polaków w Rosji”. Sergiusz Fiel przeczytał listę przyjętych na wcześniej prowadzonym zebraniu – organizacje polonijne w Czelabińsku, Pietropawłowsku-Kamczackim, Wołogdzie, Sankt Petersburgu (Stowarzyszenie „Polonia”) i Wielkim Nowogrodzie. Na razie nie spełnia wymogów formalnych (dotyczy to zapisu w statucie) organizacja w Niżnym Nowogrodzie, w związku z czym nie została ta organizacja wpisana na listę przyjętych.
Zjazd jednogłośnie przyjął powyższe organizacje w skład FPNKA „Kongres Polaków w Rosji”.
Następnym punktem finalizującym 5-letnią działalność „Kongresu Polaków w Rosji” było sprawozdanie z działalności w roku 2008-2012 Prezesa H. Subotowicz- Romanowej.
Sprawozdanie zostało przyjęte przez delegatów Zjazdu jednogłośnie
Po sprawozdaniu Komisji Rewizyjnej, które wygłosiła Aleksandra Guziejewa zostało udzielone absolutorium ustępującym władzom FPNKA „Kongres Polaków w Rosji”.
Ważnym punktem V Zjazdu stało się również wprowadzenie zmian do Statutu FPNKA „Kongres Polaków w Rosji”. Zmiany te dotyczyły przede wszystkim nazwy, zgodnie ze zmienioną Ustawą o organizacjach pozarządowych, każda Autonomia narodowościowa musi posiadać na początku swojej nazwy określenie w języku rosyjskim „Organizacja społeczna”, więc pełna nazwa „Kongresu” musi brzmieć jako „Organizacja społeczna Federalna Polska Narodowo-Kulturalna Autonomia Kongres Polaków w Rosji”.
Dokładnie kwadrans po południu odbyły się wybory władz. W jawnych i bezalternatywnych wyborach jednogłośnie delegaci przegłosowali na pełniącą obowiązki Prezesa od roku 1993 Halinę Subotowicz-Romanow. Zgodnie ze Statutem Halina Subotowicz-Romanow wyznaczyła sobie następujących Wice-Prezesów: Jan Jankowski (Saratow), Sergiusz Fiel (Tiumeń), Mirosław Tosta (Moskwa), Marina Łukas (Jekatierinburg).
Później delegaci zaproponowali kandydatury do Prezydium i wybrali Prezydium w składzie – Czesław Błasik (Sankt Petersburg), Stanisław Dumin (Moskwa), Stanisława Afanasjewa (Smoleńsk), Maria Iwanowa (Ułan Ude), Aleksander Sielicki (Krasnodar), Maria Starcewa (Perm), Wanda Seliwanowska (Orenburg), Aleksandra Guziejewa (Tomsk).
Po przerwie obiadowej została wybrana komisja rewizyjna – Irena Degojewa (Żeleznowodsk), Mirena Kopyłowa (Briańsk), Marina Sadykowa (Ufa).
Następnie głos zabrała Prezes z OrenburgaWanda Seliwanowska, która przeczytała list od Autorów filmu „Drogami pamięci” skierowany do delegatów V Zjazdu.
Po słowie Wandy Seliwanowskiej rozpoczęły się krótkie prezentacje działalności poszczególnych Komisji roboczych „Kongresu Polaków w Rosji” oraz ogłoszenie planów działalności tych Komisji na następną kadencję.
O komisji współpracy z Kościołem mówił jej przewodniczący Stanisław Dumin. Głos również zabrała Stanisława Afanasjewa, która nagłośniła sprawę zwrotu zabytkowego kościoła w Smoleńsku.
Prezes Komisji Kulturalnej Jan Jankowski zaproponował prowadzenie komisji Wandzie Seliwanowskiej. Natomiast Lilia Szyszko mówiła o osiągnięciach działalności komisji oświatowej oraz o możliwe rozszerzenie na całą Rosję imprez o charakterze oświatowym. Dobrym przykładem jest popularne w większości organizacji Dyktando dla uczczenia pamięci Krystyny Bochenek.
Sergiusz Leończyk, prezes komisji propagandowej mówił o trudnościach z wydawaniem polonijnych gazet i czasopism w roku 2012, o zmianach priorytetów MSZ wobec Polonii w Rosji i braku wsparcia w tych priorytetach środków masowego przekazu właśnie w Rosji.
Prezes Związku Polaków z Kaliningradu Helena Rogaczykowa powiedziała o trudnej współpracy z Konsulatem w Kaliningradzie i o tym jak organizacja sama szuka funduszy, korzystając z przygranicznego położenia obwodu kaliningradzkiego. Prezes Rogaczykowa zaproponowała delegatom wspólną inicjatywę, którą jest chór „Polonia Rosji śpiewa”.
Z ciekawą propozycją do delegatów zwrócił się Leon Chrul z Sankt Petersburga. On zaproponował powołanie Komisji sportowo-turystycznej w składzie FPNKA „Kongres Polaków w Rosji”.
Dalej Stanisław Dumin przeczytał ostateczny projekt wniosków, uchwał, podziękowań do Senatu RP, Sejmu RP, Ambasady RP w FR, Konsulatów RP w FR oraz do Stowarzyszenia „Wspólnota Polska” i Fundacji „Pomoc Polakom na Wschodzie” i Fundacji „Semper Polonia”. Po przegłosowaniu wniosków i uchwał nastąpiła uroczysta chwila wręczenia dyplomów dla każdej organizacji zrzeszonej w FPNKA „Kongres Polaków w Rosji” oraz podziękowań dla księży.
Delegaci jeszcze raz na prośbę Leona Chrula wrócili do sprawy nowej komisji w składzie „Kongresu” przegłosowali jednogłośnie powołanie nowej komisji sportowo-turystycznej, skład której i powoła Leon Chrul.
Na zakończenie prac Zjazdu Pani prezes H. Subotowicz- Romanowa poinformowała o konkursie „ZNAKI PAMIĘCI O SYBIRAKACH Z XIX i XX WIEKU W POLSCE I W ROSJI”wspólnie z Muzeum Niepodległości w Warszawie na rok 2012-2013 (inf. na stronie Kongresu).
O godzinie 17-08 nastąpiło zakończenie obrad V Zjazdu FPNKA „Kongres Polaków w Rosji”.
O godzinie 18-30 delegatów i gości Zjazdu na uroczystej kolacji w Sali przyjęć Ambasady RP przywitał Pan Ambasador Wojciech Zajączkowski.